Gå direkt till innehållet
Logga in i tjänsten
Logga in i tjänsten

Dataskyddsbeskrivning för företags- och organisationsdatasystemet på ytj.fi

Företags- och organisationsdatasystemet på ytj.fi är ett informationssystem som upprätthålls gemensamt av Patent- och registerstyrelsen (PRS) och Skatteförvaltningen. PRS och Skatteförvaltningens gemensamma anmälningar förs in i systemet på ytj.fi.

PRS och Skatteförvaltningen ser till att den registrerades rättigheter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) genomförs i fråga om sina stamregister.

Vid behov styrs en begäran som gäller den registrerades rättigheter till den rätta myndigheten. Så görs till exempel när ett ärende som hör till Skatteförvaltningen och som gäller den registrerades rättigheter har skickats till PRS

PRS ansvarar för det tekniska underhållet och utvecklandet av företags- och organisationsdatasystemet på ytj.fi. De personuppgiftsansvariga, det vill säga PRS och Skatteförvaltningen, gör anteckningar i systemet. För riktigheten av uppgifter som förs in i systemet ansvarar den myndighet som för in uppgiften eller i vars stamregister uppgiften har lagrats.

Personuppgiftsansvariga

Patent- och registerstyrelsen
Postadress: Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH
Besöksadress: Sörnäs strandväg 13 C, Helsingfors
Telefon (växel): 029 509 5000

Skatteförvaltningen
Postadress: PB 325, 00052 SKATT
Besöksadress: Vääksyvägen 4 A, Helsingfors
Telefon (växel): 029 512 000

Representant för de personuppgiftsansvariga

Registerchef Ville Tornberg

E-post: ville.tornberg@prh.fi

Telefon: 029 509 5409

Dataskyddsombud

Patent- och registerstyrelsen
Telefon (växel): 029 509 5000
E-post: tietosuojavastaava@prh.fi

Skatteförvaltningen
Telefon (växel): 029 512 000
E-post: verohallinto@vero.fi

Ändamål med och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att
  • tilldela företags- och organisationsnummer
  • utfärda internationella identifieringsnummer för sammanslutningar (LEI-nummer)
  • samla och lagra identifierings- och grunduppgifter om företag och sammanslutningar i företags- och organisationsdatasystemet, i Skatteförvaltningens stamregister (registret över momsskyldiga, förskottsuppbördsregistret, arbetsgivarregistret och registret över försäkringspremieskattskyldiga) och i PRS stamregister (handelsregistret, föreningsregistret, stiftelseregistret och registret över religionssamfund)
  • lämna ut uppgifter.

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen, det vill säga att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige. Bestämmelser om behandlingen finns i företags- och organisationsdatalagen (244/2001).

Lagringstid för personuppgifter

Enligt arkivlagen (831/1994) ska arkivbildaren bestämma förvaringstiderna och förvaringssätten för handlingar som kommer in och uppstår till följd av skötseln av uppdragen och ha en arkivbildningsplan över dem. Enligt arkivlagen bestämmer arkivverket vilka handlingar och uppgifter i handlingar som ska förvaras varaktigt.

Personuppgifter och handlingar som PRS behandlar förvaras varaktigt.

Kontaktuppgifterna för ett företag, en sammanslutning eller annan registreringsskyldig som anses ha upphört helt med sin verksamhet raderas från företags- och organisationssökningen på ytj.fi (företags- och organisationsdatasystemets informationstjänst) ett år efter att verksamheten upphört. Kontaktuppgifterna raderas emellertid inte från databasen.

Personuppgifter som behandlas

Typer av personuppgifter som behandlas i företags- och organisationsdatasystemet på ytj.fi är
  • personens namn
  • personbeteckning eller, om personen inte har någon personbeteckning, systemets interna beteckning om personen
  • födelsedatum
  • kontaktuppgifter (post- och besöksadress samt till exempel telefonnummer)

Bestämmelser om andra uppgifter som förs in systemet på ytj.fi finns i 4 § i företags- och organisationsdatalagen.

Regelmässiga uppgiftskällor

Vi får personuppgifterna i regel på basis av anmälningar som registreringsskyldiga enligt företags- och organisationsdatalagen lämnat in.

Utlämnande av uppgifter

Vi kan lämna ut personuppgifter i situationer som gällande lagstiftning kräver och tillåter.

Beroende på registrets användningsändamål kan personuppgifter lämnas regelmässigt ut till myndigheter och andra parter, såsom
  • Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
  • kreditbolag
  • försäkringsbolag
  • bolag som tillhandahåller informationstjänster
  • informationstjänsten European Business Register (EBR)
  • sammankopplingssystemet för EU-ländernas företagsregister (Business Registers Interconnection System, BRIS)
  • systemet för sammanlänkning av register med uppgifter om verkligt huvudmannaskap (Beneficial Ownership Registers Interconnection System, BORIS)
  • stiftelsen Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF)

Uppgifter kan lämnas ut ur registret över företags- och organisationsnummer till dem som begär dem i enlighet med 16 § i företags- och organisationsdatalagen och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Uppgifterna är offentliga om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES-länderna

I vissa fall kan PRS också överföra personuppgifter till organisationer i länder utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, det vill säga i så kallade tredje länder, i enlighet med kapitel V i dataskyddsförordningen eller om statsfördrag så förpliktar.

I fråga om GLEIF är överföringsgrunden EU-kommissionens beslut om likvärdighet enligt artikel 45.1 i dataskyddsförordningen.

För övrigt överförs uppgifterna varken utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller till internationella organisationer.

Automatiserat beslutsfattande

Personuppgifterna används inte för automatiserat beslutsfattande.

Registrerades rättigheter

Rätt till insyn

Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter och kontrollera dem.

Du kan kontrollera de offentliga uppgifter som finns i e-tjänsten på ytj.fi via länken www.ytj.fi.

Om du inte kan kontrollera dina uppgifter via e-tjänsten, kan du lämna in en begäran om insyn i dina personuppgifter till PRS i fråga om PRS register och till Skatteförvaltningen i fråga om Skatteförvaltningens register.

PRS kontaktuppgifter:
  • via e-post
  • per post (Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH)
  • per telefon (029 509 5000)
  • personligen i vår besökskundtjänst i Helsingfors.

Om du lämnar in begäran via e-post, rekommenderar vi att du använder skyddad e-post. Välj ”Kontroll av egna uppgifter” som mottagare. Läs våra anvisningar på prh.fi och skicka skyddad e-post.Öppnas i en ny flik

Förbered dig att intyga din identitet.

Skatteförvaltningens kontaktuppgifter:

Läs mer om dataskydd och behandling av personuppgifter inom Skatteförvaltningen: Dataskydd och behandling av uppgifter – vero.fi

Rätt till rättelse av uppgifter

Du har rätt att rätta inexakta och felaktiga personuppgifter som avser dig.

Ange i begäran om rättelse
  • ordagrant den uppgift som ska rättas
  • ordagrant den ändring som du föreslagit
  • motivering till de ändringar du föreslagit
  • ditt namn
  • dina kontaktuppgifter (till exempel e-postadress eller telefonnummer).

Om ditt ärende gäller ett företag, en förening eller en stiftelse, ange dess namn och FO-nummer eller registernummer.

Om din adress har registrerats för ett företag, en förening eller en stiftelse där du inte har något uppdrag som ansvarsperson, lämna in begäran om rättelse på vår webblankett: https://turvaviesti.prh.fi/virheellinen-osoite.

Ange följande uppgifter på webblanketten:
  • namn och FO-nummer för företaget eller föreningen
  • adress eller annan kontaktuppgift som felaktigt har registrerats i företagets eller föreningens uppgifter
  • e-postadress dit vi ska skicka information om handläggningen av begäran om rättelse.

I övriga fall kan du lämna begäran om rättelse av dina uppgifter till PRS i fråga om PRS register och till Skatteförvaltningen i fråga om Skatteförvaltningens register.

PRS kontaktuppgifter:
  • via e-post
  • per post (Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH).

Om du lämnar in begäran via e-post, rekommenderar vi att du använder skyddad e-post. Välj ”PRH Registratur” som mottagare. Läs våra anvisningar på prh.fi och skicka skyddad e-post.Öppnas i en ny flik

Förbered dig att intyga din identitet i alla situationer.

Skatteförvaltningens kontaktuppgifter:
  • verohallinto@vero.fi
  • per post (Skatteförvaltningen, PB 325, 00052 SKATT).

Begränsningar av den registrerades rättigheter

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på PRS och Skatteförvaltningens lagstadgade förpliktelse. I de här fallen kan du inte kräva att dina personuppgifter raderas eller överförs till ett annat system, och i princip kan du inte heller motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter.

Rätt att lämna in anmälan till tillsynsmyndighet

Om du anser att dina personuppgifter behandlas lagstridigt, kan du lämna in en anmälan till dataombudsmannens byrå.

Mer information om att lämna in anmälan finns på webbplatsen för dataombudsmannens byrå på https://tietosuoja.fi/.

Annan information

Läs mer om behandlingen av personuppgifter hos PRS på prh.fi.Öppnas i en ny flik

Läs mer om behandlingen av personuppgifter inom Skatteförvaltningen på vero.fi.Öppnas i en ny flik