Dataskyddsbeskrivning för företags- och organisationsdatasystemet på ytj.fi

Personuppgiftsansvariga

Patent- och registerstyrelsen (PRS)
Postadress: Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH
Besöksadress: Sörnäs strandväg 13 C, Helsingfors
Tfn 029 509 5000

Skatteförvaltningen
Postadress: PB 325, 00052 SKATT
Besöksadress: Vääksyvägen 4 A, Helsingfors

Representant för de personuppgiftsansvarige

Lalli Knuutila, registerchef
lalli.knuutila(at)prh.fi
Tfn 029 509 5018
Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH

Dataskyddsombud

Olli Vento
olli.vento(at)prh.fi
Tfn 029 509 5743
Patent- och registerstyrelsen, 00091 PRH

Helena Hynynen
Tfn 029 512 000 (växel)
fornamn.efternamn(at)vero.fi
Skatteförvaltningen, PB 325, 00052 SKATT

Ändamål med och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Behandlingen är nödvändig för att iaktta den personuppgiftsansvariges lagstadgade förpliktelse. Registreringen grundar sig på företags- och organisationsdatalagen (L 244/2001).

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att:

  • tilldela företags- och organisationsnummer
  • utfärda internationella identifieringsnummer för sammanslutningar (LEI-nummer)
  • samla identifierings- och grunduppgifter om företag och organisationer till företags- och organisationsdatasystemet, till Skatteförvaltningens stamregister samt Patent- och registerstyrelsens (PRS) handelsregister och stiftelseregister
  • lämna ut uppgifter.
PRS ansvarar för det tekniska underhållet och utvecklandet av företags- och organisationsdatasystemet. De personuppgiftsansvariga, det vill säga PRS och Skatteförvaltningen, gör anteckningar i systemet.

Personuppgifter och kategorier av de registrerade i registret

Följande identifierings- och grunduppgifter förs in i företags- och organisationsdatasystemet (företagssökningen på ytj.fi):

  • företags- och organisationsnummer (FO-nummer)
  • firma (företagsnamn), parallellfirmor, bifirmor
  • personens namn, personbeteckning, födelsedatum och systemets interna beteckning i anslutning till detta (om personen inte har finländsk personbeteckning)
  • hemort, eller kommun varifrån verksamheten leds
  • post- och besöksadress och andra kontaktuppgifter som registreringsskyldiga eventuellt har anmält
  • huvudsaklig bransch
  • språk (svenska eller finska)
  • företagsform
  • uppgift om registrering i följande register:
    • handelsregistret
    • stiftelseregistret
    • registret över mervärdesskattskyldiga samt grunden för registrering
    • arbetsgivarregistret
    • förskottsuppbördsregistret
    • uppgift om registrering som försäkringspremieskattskyldig eller annan skattemässig enhet
    • uppgift om avbrott i verksamhet eller nedläggning av näringsverksamhet
    • uppgift om annan rättshandlingsförmåga (konkurs, likvidation, företagssanering)
    • registret över religionssamfund
    • föreningsregistret

  • internationellt identifieringsnummer för sammanslutningar (LEI-nummer).

Följande uppgifter förs in i LEI-filerna i företags- och organisationsdatasystemet:

  • uppgifter om modersammanslutning för LEI-nummer samt avvikande uppgifter som gäller dessa
  • adressuppgifter för LEI-nummerinnehavarens modersammanslutning i sådana fall där modersammanslutningen inte har förts in i företags- och organisationsdatasystemet.
För riktigheten av uppgifter som förs in i företags- och organisationsdatasystemet ansvarar den myndighet som för in uppgiften eller i vars stamregister uppgiften har lagrats.

Uppgiftskällor

Identifierings- och grunduppgifter ges av den registrerade själv.

PRS lämnar uppgift om införandet i handelsregistret och i stiftelseregistret. Skatteförvaltningen lämnar uppgift om införandet i Skatteförvaltningens register. PRS lämnar uppgift om företagets övriga rättshandlingsförmåga.

Uppgifter för internationella identifieringsnummer för sammanslutningar (LEI-nummer) lämnas av PRS, Skatteförvaltningen och Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF).

Utlämnande av personuppgifter till utomstående

Var och en har med stöd av 16 § i företags- och organisationsdatalagen rätt att få uppgifter, utdrag och intyg från företags- och organisationsdatasystemet. Var och en har med stöd av avtal med Global Legal Entity Identifier Foundation och den sammanslutning som ansöker om LEI-nummer rätt att få uppgifter om modersammanslutning för LEI-nummer samt avvikande uppgifter som gäller dessa. Uppgifter kan också lämnas ut i elektronisk form.

Från systemet lämnas inte ut:

  • personbeteckning
  • personens namn, om personen har firma
  • adress som är avsedd för annat än för allmänt bruk
  • identifieringsuppgifter om en person som bedriver annan verksamhet än näringsverksamhet samt huvudbransch, språk eller rättshandlingsförmåga.

Uppgifterna kan läsas via företagssökningen på ytj.fi (företags- och organisationsdatasystemets informationstjänst).

Gå till företagssökningen på ytj.fi.

Uppgifter kan lämnas ut som avgiftsbelagda urvalstjänster. Läs mer om informationstjänsterna.

Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES eller till internationella organisationer

LEI-nummer, uppgifter om modersammanslutning och avvikande uppgifter kan överföras utanför EU eller EES inom sådana gränser som tillåts av annan tillämplig lagstiftning och de avtal som ingåtts med Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF) och den sammanslutning som ansöker om LEI-nummer.

GLEIF är en stiftelse som har sin hemort i Schweiz. Stiftelsen styr utfärdandet av LEI-nummer. Europeiska kommissionen har konstaterat att dataskyddsnivån i Schweiz är tillräcklig. Uppgifter om LEI-nummer som PRS har utfärdat finns på GLEIFs webbplats.

Gå till GLEIFs webbplats på gleif.org (på engelska).

För övrigt överförs uppgifterna varken utanför EES eller till internationella organisationer.

Lagringstider för personuppgifter

Lagringstiderna för personuppgifterna i registret grundar sig på en arkiveringsplan, enligt vilken uppgifterna lagras permanent.

Kontaktuppgifterna för ett företag, en organisation eller annan registreringsskyldig som anses ha upphört helt med sin verksamhet raderas från företagssökningen på ytj.fi (från företags- och organisationsdatasystemets informationstjänst) ett år efter att verksamheten upphört.

Kontaktuppgifterna raderas emellertid inte från databasen.

Profilering och automatiserat beslutsfattande

Uppgifterna i registret används inte för profilering, och de utsätts inte för automatiserat beslutsfattande.

Arbetsfördelningen mellan de personuppgiftsansvariga

PRS och Skatteförvaltningen ser till att den registrerades rättigheter enligt dataskyddsförordningen genomförs i fråga om sina stamregister.

Vid behov styrs en begäran som gäller den registrerades rättigheter till den rätta myndigheten. Så görs till exempel när ett ärende som hör till Skatteförvaltningen och som gäller den registrerades rättigheter har skickats till Patent- och registerstyrelsen.

Tillgång till egna uppgifter

Den registrerade har rätt att kontrollera vilka personuppgifter om honom eller henne som har antecknats i registret eller att det inte finns uppgifter om honom eller henne i registret. Den registrerade kan be den personuppgiftsansvarige om att få kontrollera sina egna uppgifter.

Du kan kontrollera dina uppgifter genom att logga in i myndigheternas gemensamma tjänst på webbplatsen suomi.fi, där du hittar dina gällande rolluppgifter som finns antecknade i handelsregistret. Gå till tjänsten på webbplatsen suomi.fi.

Om du vill få andra uppgifter, lämna in en begäran direkt till den personuppgiftsansvarige.

Rätt till rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan obefogat dröjsmål rättar inexakta och felaktiga personuppgifter som avser den registrerade. Den registrerade har också rätt till att få bristfälliga uppgifter kompletterade.

Rätt till begränsning av behandling

Den registrerade har rätt till att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen av uppgifterna, om den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet. Tanken är att behandlingen begränsas för en tid inom vilken den personuppgiftsansvarige kan kontrollera om uppgifterna är korrekta.

Rätt till radering av uppgifter

Rätten till radering av uppgifter, "rätten att bli bortglömd", tillämpas inte på företags- och organisationsdatasystemet , som regleras i lag.

Rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndighet

Den registrerade har rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten (dataombudsmannens byrå).